L'ISM se consacre à l'avancement des connaissances et des pratiques en matière de soins de santé, en mettant l'accent sur les besoins spécifiques de la communauté francophone. Nos initiatives de recherche stimulent l'innovation et nous maintiennent à la pointe des progrès dans le domaine des soins de santé. Grâce à nos programmes éducatifs, nous donnons les moyens à la prochaine génération de professionnels de la santé, en les dotant des compétences et des connaissances dont ils ont besoin pour exceller. Nous sommes profondément engagés dans l'amélioration de la santé et du bien-être des francophones, à la fois au Canada et dans le monde, et nous croyons qu'en donnant la priorité à ces domaines essentiels, nous pouvons avoir un impact durable sur les communautés que nous servons. Ainsi, nous sommes fiers de souligner notre engagement inébranlable envers la recherche, l'innovation et l'éducation, les piliers de notre mission.

Votre impact au sein de l’équipe

Sous la responsabilité du Gestionnaire, Enseignement et en assistance au Directeur, Enseignement médical, le titulaire veille à l’exécution efficace et en temps opportun des activités administratives du secteur de l`Enseignement et du directeur de l`Enseignement médical de façon à faciliter et à améliorer le fonctionnement du secteur. 

• Offrir un accueil professionnel, assurer la gestion des appels, courriels et des boîtes génériques, et orienter les clients afin de maintenir un service à la clientèle de qualité.
• Coordonner les activités administratives courantes : correspondance, gestion des agendas, réunions, classement, documentation et suivis.
• Préparer les ordres du jour, rédiger les procès‑verbaux et assurer la prise de notes lors des réunions d’équipe et de comités.
• Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents, gabarits institutionnels et ébauches de présentations PowerPoint.
• Gérer et maintenir à jour les calendriers électroniques de l’enseignement, incluant l’enseignement médical.
• Créer, organiser et maintenir les réseaux de partage de fichiers (ex. SharePoint) et assurer la gestion documentaire.
• Utiliser des outils de sondage et d’analyse (ex. FluidSurveys, Monkey Survey) et compiler, classer et ordonnancer les évaluations.
• Effectuer l’entrée de données dans divers systèmes (ex. JEPSYS, JEMSYS, HSPnet, Access) et assurer l’exactitude de l’information.
• Appuyer l’équipe dans la coordination des horaires des apprenants et des supervisions, incluant le soutien aux orientations spécifiques.
• Assurer la gestion administrative financière : facturation, réception et paiement de factures, suivis avec le Servicentre.
• Gérer la réservation des salles via Outlook, la préparation de trousses d’information ainsi que la numérisation et l’impression de documents.

• Appuyer la planification et la coordination d’événements (logistique, salles, traiteurs, inscriptions, accueil des invités) et agir de façon proactive pour soutenir l’avancement des projets prioritaires.

• Participer à des projets et soutenir diverses activités administratives, opérationnelles et événementielles des secteurs de l’enseignement, du développement professionnel continu, de la formation médicale continue et du programme de simulation, selon les besoins de la direction.

Profil d'exigences

Formation et expérience professionnelle

• Détenir un diplôme d’études collégiales de deux (2) ans dans un domaine de la bureautique;
• Posséder un minimum de trois (3) années d’expérience dans un poste jugé équivalent et comportant des responsabilités liées au soutien administratif;
• Posséder des habiletés administratives (organisation de comités et réunions, procès-verbaux, gestion d’agenda);
• Maîtriser la Suite Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook, SharePoint);
• Avoir de l’expérience avec un système intégré de gestion de l’information;
• Être apte à communiquer dans les deux langues officielles (français/anglais) à un niveau intermédiaire.

Les atouts qui font une différence 

• Posséder de l’expérience en milieu hospitalier et/ou universitaire.

Les compétences clés que vous mettez à profits

L'ISM reconnaît l’importance d’une approche centrée sur le patient, rendue possible grâce à la collaboration de l’ensemble de ses employés et à l’engagement de chacun à offrir des soins de qualité supérieure. Chaque membre du personnel contribue activement à cette mission par son sens des responsabilités et son souci constant d’excellence.

Pour ce faire, vous possédez les compétences clés suivantes :

• Communication interpersonnelle
• Savoir travailler en équipe
• Souci du détail
• Rigueur
• Être organisé(e)
• Résistance au stress
• Orientation vers la clientèle
• Résolution de problème
• Savoir gérer les communications.

Déclaration
Dans le présent document, le genre unique est utilisé afin d’alléger le texte et se veut inclusif de toutes et tous.
Cette offre d’emploi vise à pourvoir un poste actuellement vacant.

Équité en matière d’emploi
L'Institut du Savoir Montfort souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et invite les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles à poser leur candidature.

Mesures d’adaptation
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de sélection, veuillez nous aviser par courriel au at@montfort.on.ca dès que possible. Nous mettrons en place toutes les mesures requises pour vous permettre d’être évalué de manière juste et équitable.
L'Institut du Savoir Montfort étudie en toute confidentialité les demandes de mesures d’adaptation et se réserve le droit de requérir des documents justificatifs.

Divulgation relative à l’intelligence artificielle
L'Institut du Savoir Montfort pourrait utiliser des outils technologiques, incluant l’intelligence artificielle, pour soutenir certaines étapes du tri ou de l’évaluation des candidatures. Toute décision finale d’embauche est prise par une personne en charge du recrutement.

Communication avec les candidats
Un accusé de réception sera envoyé à la suite de votre candidature.
Les personnes sélectionnées pour une évaluation ou une entrevue seront contactées. À la suite d’une entrevue, L'Institut du Savoir Montfort s’engage à informer chaque candidat du statut de sa candidature dans un délai maximal de 45 jours.